Sunumu kime yapacaksınız?

Sunum hazırlığına başlarken ilk yaptığınız şey PowerPoint programını açmak mı? Eğer evet ise, bu ne yazık ki yanlış bir yöntem. Öncesinde hazırlık yapmadan doğrudan sunum programını açmak, bir araba satın almadan önce kar lastiği satın almaya benziyor. Evet, belki en nihayetinde gerekli olacak, ama henüz değil.

Onun yerine, sunum hazırlığına 3 önemli soruyu kendinize sorarak başlayın.

Birinci Soru: Sunumu kime yapacaksınız?

Bu gayet kolay bir soru gibi duruyor, değil mi? “Sunumu yöneticilerime yapıyorum” veya “Bir grup öğrenciye konuşma yapacağım” diyebilirsiniz.

İşte bu noktada çok dikkatli olun. Eğer bu sorunun cevabının çok bariz olduğunu düşünüyorsanız, büyük olasılıkla dinleyicileriniz sizi dinlerken sıkılacaklar.

Sadece bir kişiye mi sunum yapacaksınız? 10 kişiye mi? 100 kişiye mi? Sizi daha fazla kişi mi dinleyecek?

Peki karşınızdaki herkes aynı seviyede mi, yoksa bazıları sizin için diğerlerinden daha önemli mi? Tabii ki 10 kişiye konuşacaksınız, ama belki bunlardan üç tanesi yönetim kurulu üyesi ve onlar sizin anlattıklarınızı gidip kurulun kalan üyelerine aktaracaklar. Siz de onların aktarımları sonucu yıllık projenize bütçe çıkmasını isteyeceksiniz.

Demek ki aslında 10 kişiye değil, 3 kişiye konuşuyorsunuz. Aslında sunumu 3 kişiye de yapmıyorsunuz. Sunumu Merve Hanım’a, Anıl Bey’e ve Cengiz Bey’e yapıyorsunuz. Merve Hanım zaten sizin projenizin başarısından şüphe duyuyor. Anıl Bey sizin fikirlerinize katılıyor, ancak projeyi yönetebileceğiniz konusunda daha fazla ikna olmak istiyor. Cengiz Bey’in ise sabah yolda gelirken yaşadığı tartışma yüzünden hala canı sıkkın ve sizi dinlemiyor bile.

İşte burada ilk mücadeleniz ile karşılaşıyorsunuz: Merve Hanım ve Anıl Bey’in düşüncelerini etkilemeye çalışabilirsiniz, ama asla Cengiz Bey’in dikkatini çekemeyeceksiniz.

Kendisi bedenen orada, ancak kafaca bambaşka yerlerde. Dolayısıyla her üç kişiyi de ikna ederek yüzde yüz başarı elde etme ihtimaliniz yok. Olsun, en azından bu biraz üzerinizdeki gerginliği ve heyecanı azaltabilir. Cengiz Bey belki ilerleyen saatlerde Merve Hanım’a ve Anıl Bey’e sizin sunumunuz hakkında ne düşündüklerini soracaktır ve fikirleri değişecektir. Ama şimdi siz onu dert etmeyin. Siz Merve Hanım’a ve Anıl Bey’e odaklanın.

Demek ki aslında 10 kişiye değil 2 kişiye konuşuyorsunuz. Ama bu tabii sadece o iki kişiyle yakından ilgilenip diğer herkesi göz ardı edebileceğiniz anlamına gelmiyor. Karşınızdaki her bir dinleyici ile temas kurup onları da sunumunuza dahil etmeniz gerekecek. Sadece, büyük ihtimalle Merve Hanım ve Anıl Bey’e diğerlerinden biraz daha fazla dikkat edecek, özellikle onlardan gelecek sorulara daha iyi yanıtlar vermeye çalışacaksınız.

Bu yüzden, sunum hazırlığı yaparken daha PowerPoint programının ikonunu bile tıklamadan önce kendinize bu ilk soruyu sorun:

Sunumu kime yapacaksınız?

Sizi dinleyenlerden ne istiyorsunuz?

Bu bölümde ise kendinize şu soruyu sormanızı istiyoruz:

İkinci Soru: Sizi dinleyen bu kritik kişilerin ne yapmalarını istiyorsunuz?

Yine ilk başta çok basit bir soru gibi görünebilir. Bu çok normal. Ama ne zaman bu soruyu sunum hazırlığı esnasında birlikte çalıştığımız kişilere sorsak ilk başta şaşırıyorlar, sonra da tam olarak bilmedikleri bir şekilde “Herhalde onların …………….. yapmalarını istiyorum” gibi belli belirsiz, net bir hedefe yönelik olmayan cevaplar veriyorlar. Daha önceden bu soruyu irdelemediyseniz bu da gayet normal. Ama bir sunumu hazırlamaya başlamadan önce bu sorunun da cevabını bulmanız gerekiyor.

Bir önceki yazıda bahsettiğimiz ve eleye eleye en sona bıraktığımız üç önemli dinleyiciyi hatırlayın. Onlardan ne yapmalarını istiyorsunuz? Sizi aramalarını mı? Sizi arayıp ne demelerini istiyorsunuz? “Bahsettiğiniz problem bizim şirkette/bölümde de var, bu konuda bize yardım eder misiniz” demelerini mi istiyorsunuz?

Veya daha sonra kendi tanıdıklarına sizden bahsetmelerini mi istiyorsunuz? İş veya sosyal ortamdaki arkadaşlarına “Geçen gün __________’in (Buraya kendi muhteşem isminizi yazın) sunumunu dinledim ve gerçekten bakış açımı değiştirdi” demesini mi istiyorsunuz?

Belki de sunumu sadece yöneticiniz sizden istediği için yapıyorsunuz. Bu sıklıkla karşılaşılan bir durum ve herhangi bir sakıncası yok. Belki karşınızdakilerin ne yapmalarını istiyorsunuz sorusuna “Yöneticimin bu sunum görevini bana vermiş olmasından mutlu olmasını istiyorum” da diyebilirsiniz. Gayet hoş bir durum, değil mi?

Sunum hazırlığına başlamadan önce, karşınızdakilerin ne yapmalarını isteyeceğinizi belirlemek size iki avantaj sağlayacak:

Sunumda bahsedeceğiniz içerik bu amaç doğrultusunda şekillenecek. Sadece kalkıp bir şeyler anlatmak yerine, kurduğunuz cümleler ve onları meydana getiren kelimeler bu amaca hizmet edecek. Böylece bir amaç ile hareket etmek doğal olarak sunum esnasında sizin kendinize olan güveninizi artıracak.

Belirgin bir amacı olmadan yapılan bir sunumun sonunda kafanızda birçok soru işareti oluşabilir. Sizce başarılı mıydınız? Biraz tedirgindiniz, acaba farkına vardılar mı? Sizi dinlediler mi yoksa dinler gibi mi yaptılar? Oysa, karşınızdakilerin ne yapmalarını istediğiniz belirgin olduğunda bütün bu sorular yerine tek bir başarı kriteriniz olur: Bu istediğinizi yapıyorlar mı? İkinci bir randevu almayı amaçladığınız bir satış sunumu yaptıysanız ve size bu randevu verildiyse, demek ki sunumunuz başarılı geçti. Eğer onlardan bir hafta içinde sizinle tekrar temasa geçmelerini istediyseniz ve bu süre içinde sizi aradılarsa, demek ki sunumunuz başarılı geçti.

Bunun dışındaki hiçbir etken şu noktada önemli değil. Ne kendinizi nasıl hissettiğiniz ne de onların sizin hakkında ne düşündükleri.

Siz hedeflediğiniz o tek bir şeyi elde ettiyseniz, zaten isteğiniz gerçekleşti.

Peki, bir önceki bölümde belirttiğimiz “Sunumu Kime Yapıyorsunuz?” ve bu bölümdeki “Onlardan Ne Yapmalarını İstiyorsunuz?” soruları başarılı bir sunum için yeterli mi? Hayır, değil. En az bu iki soru kadar önemli üçüncü bir soru daha var. O soruya da bir sonraki bölümde değiniyoruz.

Sizi dinleyenler anlattıklarınızı neden umursasınlar?

Bundan önceki iki bölümde, sunumu aslında kime yaptığınızı ve onlardan ne istediğinizi bilip bilmediğinizi sorgulamıştık. Şimdi ise (bu iki soruya cevap verebildiğimizi hesaba katarak) belki de en çarpıcı soruyu kendinize sorma zamanı geldi:

Üçüncü Soru: Dinleyicileriniz neden sizin anlattıklarınızı umursasınlar?

Bakın bu da diğerleri gibi ilk başta cevabı bariz olan bir soru gibi görünebilir. Ama dikkat edin, çünkü diğer iki soru gibi bu da üzerinde düşünmeyi gerektiriyor. “Çünkü onların bu konuya önem vermelerini istiyorum” ya da “Bu herkesi ilgilendiren bir mesele” gibi cevaplar bu noktada yeterli değil. Evet, anlattığınız konu belki gerçekten de herkesi yakından ilgilendiren bir konu olabilir. Ama bu durum karşınızdaki kişilerin bu konuya mutlaka önem verecekleri anlamına gelmez.

Peki, bu soru neden bu kadar önemli? Çünkü sunumu veya konuşmayı yapan kişi olarak, karşınızdakilere konunun önemini sizin farkına vardırmanız gerekecek. Ayrıca, bu soruya bulacağınız cevaplar size dinleyicilerinizin hassas noktalarını ve hangi alana oynamanız gerektiğini ortaya çıkartacak.

Birkaç örnek verelim:

Yaptığınız sunumda bölümünüzün yıllık faaliyetlerini bir üst yöneticinize aktardığınızı düşünün. Unutmayın ki büyük ihtimalle bu kişinin kendisi de bir yönetici ve o da kendi yöneticisinin karşısında iyi görünmek isteyecek. Belki de sizin bölümünüzü kuran kişi olarak, sizin iyi iş çıkartıyor olmanız bu kişinin de iyi iş çıkarttığı anlamına gelecek. İşte bu yüzden sizin anlattıklarınız o kişi için önemli. Gerekirse bunu konuşmanız içinde kendisine hatırlatın.

Firmanızla görüşmeye gelen potansiyel yatırımcılar ile görüştüğünüzü farz edin. Tabii ki, şirketinizin başarısı onların da yatırımlarının daha yüksek getiriler sağlamasına imkân verecek. Peki bu durumu onların yaşamlarına nasıl bağlayabilirsiniz ki sizin anlattıklarınıza önem versinler? Sizin şirketinizin başarısı doğrultusunda elde ettikleri yüksek getiriler ile çocuklarını daha iyi okullara gönderebileceklerini hatırlatın. Mutlaka bu onların ilgisini çekecektir.

Çok uluslu bir firmanın Türkiye fabrikasında üretim yaptığınızı ve buradaki rakibinizin Mısır’dan daha düşük kaliteli ama aynı zamanda daha düşük fiyatlı ürünler getirdiğini düşünün. Bu neden firmanın yurt dışı yönetiminin umurunda olsun? Çünkü rakibin dışardan getirdiği her ithalatta siz mevut pazar payından kaybediyor ve dolayısı ile daha az kar ediyor olabilirsiniz. Bu nedenle sizin anlattıklarınızı can kulağı ile dinlemeleri gerekiyor.

Şimdi kısaca son üç bölümde anlattıklarımızı özetleyelim. Sunum veya konuşma hazırlığınıza başlamadan önce, şu soruları mutlaka kendinize sorun;

Sunumu kime yapıyorsunuz?

Sizi dinleyenlerden ne istiyorsunuz?

Bu kişiler neden sizin anlattıklarınıza önem versinler?

Bu sorulara cevaplar bulduktan sonra, o konuşma veya sunumla ilgili her şey çok daha kolay bir hal alacak.

Yapışkanlı Not Kâğıtlarını Ortaya Çıkarma Zamanı

“Sunum!” kelimesini duyduğunuz an ilk yaptığınız şey masaüstündeki PowerPoint ikonunu tıklamak ise yalnız değilsiniz. Hatta yalnızlık ne kelime, dünyanın en kalabalık kulüplerinden birinin üyesisiniz! Ancak ne yazık ki bu bir hata.

Neden mi? Çünkü programı açtığınız andan itibaren sunumun sadece slaytları, yazıtipi, renkler gibi detaylarda kaybolabilirsiniz. Tabii ki bunları ilerleyen aşamalarda gayet özen göstererek hazırlayacağız, ancak onun öncesinde sunumun akışını oluşturmamız gerekiyor.

Sunumun akışında fikirlerin birbirleri ile bağlantılı olması çok önemli. Bir slayttan diğerine geçerken dinleyicilerin sizi takip edebilmeleri gerekir. Aksi halde “Bir saniye, buraya nereden geldik şimdi?” şeklinde bir kopukluk yaşayabilirler.

Sunumun akışını oluşturmanın en etkin yöntemlerinden biri yapışkanlı not kâğıtları kullanmaktır. Bunları bir masanın veya tahtanın üzerine dizerek büyük resmi görebilirsiniz. Akışı yeniden düzenlemek istediğinizde yerlerini kolayca değiştirebilirsiniz.

Bu yöntemi uygulamak oldukça basit:

Sunumda bahsedeceğiniz her bir fikri, kendine ait bir yapışkanlı not kâğıdına yazın. Başlangıçta sıralama önemli değil, sadece aklınızdakileri yazıya dökün.

Bu not kâğıtlarını bir sıraya koymaya başlayın. Bağlantının kopuk olabileceğini düşündüğünüz geçişlerde ya yerlerini değiştirin ya da araya yeni not kâğıtları ekleyin.

Tüm bunları yaparken slayt sayısının artmasından çekinmeyin. Önemli olan sunumu ne kadar daha az slayt ile yaptığınız değil, karşınızdakilerin sizi ne kadar kolay ve rahat anladıklarıdır.

Tüyo: Birçoğumuz bu not kağıtlarının yapışkan kısmını yukarı getirmeye alıştık. Ancak yatay bir düzeyde çalışıyorsanız, notları daha rahat görebilmek için yapışkan kısmı alt tarafa gelecek şekilde yazın. Böylece, yandaki fotoğrafta olduğu gibi, kâğıtlar size doğru ‘havalanır’ ve kolayca okunabilir (müşteri sunumu olduğu için notların içeriklerini bulanıklaştırdık).